Можно ли поставить апостиль на копию документа

Во многих случаях апостиль действительно можно поставить не на оригинал, а на копию документа. Однако обычная ксерокопия, фотография или распечатанный скан для этого не подходят. Копия должна получить официальный статус — чаще всего ее предварительно удостоверяет украинский нотариус.

При этом апостиль на нотариальной копии и апостиль на оригинале подтверждают разные юридические факты. На оригинале удостоверяется подпись должностного лица или представителя учреждения, которое выдало документ. На нотариальной копии апостиль подтверждает подпись, печать и полномочия нотариуса, засвидетельствовавшего соответствие копии оригиналу.

Это различие важно учитывать до начала оформления. Иностранное учреждение может принимать нотариальную копию с апостилем, а может требовать исключительно оригинал документа с апостилем. Если выбрать неправильный вариант, готовый комплект могут не принять, даже если сам апостиль оформлен правильно.

Разберемся, когда можно поставить апостиль на копию документа, какие копии подходят для этой процедуры и в каких случаях сначала необходимо апостилировать оригинал.

Можно ли поставить апостиль на обычную копию

На обычную ксерокопию, фотографию, скриншот или распечатанный скан апостиль не ставится.

Такая копия не является самостоятельным официальным документом. На ней нет оригинальной подписи должностного лица или удостоверительной надписи нотариуса, подлинность которых мог бы подтвердить компетентный орган.

Для апостилирования копии необходимо придать ей официальный статус. Как правило, используется нотариально удостоверенная копия.

Схема выглядит следующим образом:

Владелец предъявляет нотариусу оригинал документа.
Нотариус проверяет документ и возможность удостоверения копии.
Изготавливается копия всех необходимых страниц.
Нотариус удостоверяет соответствие копии оригиналу.
Апостиль проставляется на нотариальной удостоверительной надписи.

В результате для использования за границей подготавливается не простая копия, а нотариальный документ.

Что подтверждает апостиль на нотариальной копии

Апостиль не подтверждает содержание документа и не гарантирует подлинность всех указанных в нем сведений.

Если апостиль поставлен на оригинале диплома, он подтверждает подлинность подписи уполномоченного представителя учебного заведения, его статус, а также печать или штамп учреждения.

Если апостиль поставлен на нотариальной копии диплома, он подтверждает подпись и полномочия нотариуса, удостоверившего копию. Подпись ректора, директора или другого должностного лица учебного заведения в этом случае напрямую не проверяется.

Аналогичный принцип действует для паспорта, трудовой книжки, свидетельства, доверенности и других документов.

Поэтому нотариальная копия с апостилем не всегда равноценна оригиналу с апостилем. Окончательное решение принимает иностранное учреждение, в которое подается документ.

Какие документы можно апостилировать в виде нотариальной копии

В виде нотариально удостоверенных копий могут оформляться различные украинские документы, если нотариус имеет право удостоверить соответствующую копию, а принимающее учреждение согласилось ее принять.

На практике таким способом могут подготавливаться:

паспортные документы;
трудовые книжки;
свидетельства о регистрации транспортных средств;
военные билеты и отдельные удостоверения;
документы, выданные во времена СССР;
некоторые договоры и корпоративные документы;
доверенности и заявления;
судебные документы;
архивные справки;
отдельные документы об образовании;
документы с предварительно проставленным апостилем.

Но для разных категорий действуют дополнительные условия. Нельзя исходить только из того, что нотариус согласился сделать копию. Необходимо также проверить правила апостилирования и требования иностранного получателя.

Апостиль на копию паспорта

На оригинал внутреннего или заграничного паспорта Украины апостиль не проставляется. То же касается ID-карты и других оригиналов документов, удостоверяющих личность и подтверждающих гражданство.

Если иностранной организации требуется подтвержденная копия паспорта, возможна следующая схема:

Изготовление нотариальной копии паспорта.
Проставление апостиля на удостоверительной надписи нотариуса.
Перевод копии вместе с апостилем.
Необходимое заверение перевода.

Перед оформлением следует уточнить требования получателя. Для банка, суда, миграционной службы, университета или работодателя могут действовать разные правила. Иногда достаточно нотариальной копии, иногда требуется копия, удостоверенная консульством, а в отдельных случаях организация просит только показать оригинал паспорта.

Апостиль на копию трудовой книжки

Оригинал трудовой книжки непосредственно не апостилируется.

Для подтверждения трудового стажа можно подготовить нотариальную копию и поставить апостиль на удостоверительную надпись нотариуса. Но иностранная организация может потребовать другие документы:

справку от работодателя;
архивную справку;
выписку о страховом стаже;
документ Пенсионного фонда;
трудовой договор;
официальное подтверждение периода работы.

Нотариальная копия трудовой книжки подтверждает, что представленный нотариусу оригинал содержал соответствующие записи. Она не подтверждает автоматически действительность работодателя, правильность каждой записи или фактическое выполнение работы.

Апостиль на копию документов, выданных во времена СССР

Оригиналы документов, выданных учреждениями бывших союзных республик СССР, как правило, не принимаются в Украине для проставления апостиля. Исключения предусмотрены, в частности, для некоторых документов об образовании и ученых званиях, выданных в Украинской ССР.

Вместе с тем апостиль может быть поставлен на нотариально удостоверенную в Украине копию советского документа или на копию с переводом.

В этом случае апостиль снова подтверждает нотариальное удостоверение, а не подпись должностного лица советского учреждения.

Если речь идет о свидетельстве о рождении, браке или разводе, более надежным вариантом часто становится получение повторного украинского документа современного образца. На такой документ можно поставить апостиль как на оригинал.

Перед выбором нотариальной копии советского документа следует получить подтверждение от иностранного учреждения, что оно примет именно такой формат.

Апостиль на копию свидетельства ЗАГС

Для свидетельств о рождении, браке, разводе, смене имени и других документов органов государственной регистрации актов гражданского состояния действует особое правило.

Апостиль на нотариальную копию такого документа или на копию с переводом можно поставить только после того, как оригинал документа был предварительно легализован — путем проставления апостиля или консульской легализации.

Это означает, что обычно нельзя сразу сделать нотариальную копию обычного свидетельства без апостиля и ограничиться апостилированием подписи нотариуса.

Последовательность может выглядеть так:

Проставить апостиль на оригинал свидетельства.
Сделать нотариальную копию уже апостилированного документа.
При необходимости выполнить перевод.
Поставить дополнительный апостиль на нотариальное удостоверение копии или перевода.

Нужна ли такая сложная схема, зависит от требований иностранной организации. В большинстве стандартных случаев может быть достаточно оригинала свидетельства с апостилем и правильно оформленного перевода.

Апостиль на копию диплома или аттестата

Для документов в сфере образования и науки также действует специальное условие.

Копия диплома, аттестата, приложения или другого образовательного документа может быть апостилирована как нотариальный документ только после предварительного проставления апостиля на оригинале.

Причина заключается в разном объеме подтверждения.

Первый апостиль на оригинале подтверждает подпись и печать учебного заведения. Второй апостиль на нотариальной копии подтверждает подпись и полномочия нотариуса.

Такая схема может использоваться, если:

иностранному учреждению нельзя передавать единственный оригинал;
необходимо подать несколько комплектов;
требуется нотариальная копия уже легализованного документа;
перевод должен быть подшит к нотариальной копии;
получатель требует двойной апостиль.

Но не каждый университет, работодатель или орган признания образования требует нотариальную копию. Иногда принимается только оригинал, а иногда — электронная копия, загруженная через специальный кабинет.

Можно ли поставить апостиль на копию доверенности

Если доверенность оформлена украинским нотариусом, она уже является нотариальным документом. Апостиль обычно ставится непосредственно на оригинал доверенности или на отдельный лист, подшитый к ней.

Если необходимо сохранить оригинал, можно уточнить возможность использования нотариальной копии.

Однако иностранное учреждение может потребовать именно оригинал доверенности. Особенно часто оригинал нужен для совершения юридически значимых действий: продажи имущества, оформления наследства, представительства в суде или регистрации компании.

Поэтому использовать нотариальную копию доверенности вместо оригинала следует только после согласования с получателем.

Можно ли апостилировать копию частного документа

Обычное письмо, резюме, коммерческое предложение, частный договор или заявление без официального удостоверения не являются документами, на которые можно сразу поставить апостиль.

Возможны два варианта:

нотариус удостоверяет соответствие копии оригиналу, если это допускается законодательством;
нотариус удостоверяет подлинность подписи лица на заявлении или другом документе.

После совершения нотариального действия апостиль ставится на подпись и печать нотариуса.

Например, таким способом могут оформляться заявления о семейном положении, согласия родителей, заявления о месте жительства и отдельные корпоративные документы.

Апостиль не подтверждает правдивость текста заявления. Он удостоверяет нотариальное действие.

Какие копии нотариус не удостоверит

Не каждый документ можно принести нотариусу и получить заверенную копию.

Нотариус может отказать, если:

документ не соответствует требованиям законодательства;
текст невозможно прочитать;
есть незаверенные исправления, подчистки или дописки;
документ написан карандашом;
отдельные листы не прошиты и не скреплены надлежащим образом;
документ порван или существенно поврежден;
копия изготавливается с документа, на основании которого выдается другой оригинал;
невозможно установить официальный характер документа;
представлен только скан или фотография без оригинала;
документ содержит признаки подделки.

Копия с копии также удостоверяется только в предусмотренных законодательством случаях. Например, если первая копия уже была удостоверена нотариально или выдана организацией, которая оформила оригинал.

Нужен ли оригинал для нотариального удостоверения копии

Как правило, нотариусу необходимо предъявить оригинал документа. Он должен сравнить оригинал и копию, проверить целостность документа, наличие реквизитов и отсутствие недопустимых исправлений.

Отправить нотариусу фотографию по электронной почте и получить на ее основании нотариальную копию нельзя.

Если оригинал находится за границей, его можно передать в Украину международной доставкой либо оформить нотариальную копию в стране пребывания. Но иностранная нотариальная копия апостилируется в той стране, где было совершено нотариальное действие, а не в Украине.

Например, если копию украинского паспорта удостоверил польский нотариус, апостиль на подпись этого нотариуса должен проставляться компетентным органом Польши.

Где ставится апостиль на нотариальную копию

Апостиль ставится государством, в котором было совершено нотариальное действие.

Если копию удостоверил украинский нотариус, апостиль проставляется компетентным органом Украины.

Если копию удостоверил нотариус Германии, Польши, Италии, Канады или другой страны, обращаться нужно в компетентный орган соответствующего государства.

Украина не может поставить апостиль на подпись иностранного нотариуса, так как украинский орган не располагает полномочиями подтверждать его статус и образец подписи.

Апостиль на копии и перевод документа

Существует несколько возможных схем оформления.

Сначала апостиль на оригинал, затем перевод

Это наиболее распространенный вариант для свидетельств и документов об образовании. Переводится весь документ вместе с апостилем.

Нотариальная копия, затем апостиль и перевод

Такой порядок может применяться к паспорту, трудовой книжке и другим документам, на оригинал которых апостиль не ставится.

Апостиль на оригинал, нотариальная копия с переводом и второй апостиль

Это схема двойного апостиля. Первый апостиль подтверждает оригинальный документ, второй — нотариальное оформление копии или перевода.

Нотариальная копия и перевод в стране назначения

Некоторые иностранные учреждения требуют, чтобы копию или перевод удостоверял местный нотариус либо присяжный переводчик. В таком случае украинское нотариальное оформление может оказаться ненужным.

Перед началом работы необходимо получить требования конкретного получателя.

Что лучше: апостиль на оригинале или на копии

Если иностранное учреждение допускает оба варианта, апостиль на оригинале обычно дает более прямое подтверждение происхождения документа.

На оригинале проверяется подпись и статус должностного лица, которое выдало документ, а также печать соответствующего учреждения.

Апостиль на нотариальной копии подтверждает только нотариальное действие.

Но нотариальная копия может быть удобнее, если:

оригинал нельзя передавать;
нужно подготовить несколько экземпляров;
на оригинал документа апостиль не ставится;
документ необходимо объединить с переводом;
получатель прямо требует нотариальную копию.

Выбор должен основываться не на удобстве заявителя, а на требованиях организации, куда подается документ.

Как проверить, примут ли копию с апостилем

Лучше запросить письменное подтверждение у иностранной организации.

В запросе необходимо уточнить:

Нужен оригинал или нотариальная копия.
Должен ли апостиль стоять на оригинале.
Принимается ли апостиль на нотариальном удостоверении копии.
Нужно ли апостилировать оригинал до изготовления копии.
Требуется ли перевод.
Кто должен заверить перевод.
Нужен ли второй апостиль на переводе.
Можно ли подать электронный скан готового комплекта.

Формулировка «документ должен быть апостилирован» сама по себе недостаточно точна. Нужно выяснить, что именно должно быть апостилировано: оригинал, нотариальная копия, подпись переводчика или нотариальный перевод.

Что делать, если оригинал нельзя апостилировать

Если на оригинал документа апостиль не проставляется, возможны следующие решения:

изготовить нотариальную копию;
получить официальную справку с необходимыми сведениями;
заказать выписку из государственного реестра;
получить повторный документ современного образца;
нотариально удостоверить подпись на заявлении;
оформить документ в другой предусмотренной законом форме;
пройти консульскую легализацию, если страна не признает апостиль.

Например, вместо оригинала трудовой книжки можно использовать справку о стаже, а вместо старого свидетельства СССР — получить повторное украинское свидетельство.

Как подготовить документ к апостилированию копии

Перед обращением к нотариусу рекомендуется проверить:

читается ли весь текст;
нет ли повреждений и разрывов;
присутствуют ли все страницы;
есть ли подписи и печати;
отсутствуют ли незаверенные исправления;
подходит ли документ для нотариального копирования;
не требуется ли сначала апостиль на оригинале;
принимает ли получатель копию;
в какой стране будет совершено нотариальное действие.

Не следует самостоятельно снимать ламинацию, исправлять ошибки или подшивать утраченные страницы. Это может сделать документ непригодным для нотариального удостоверения.

Помощь в оформлении апостиля на копию

Один и тот же документ может оформляться по разным схемам в зависимости от страны, учреждения и цели подачи. В одном случае достаточно нотариальной копии с апостилем, в другом потребуется апостиль на оригинале, а в третьем — двойной апостиль.

Бюро переводов «Свитанок» помогает проверить требования, выбрать правильную последовательность, подготовить нотариальную копию, поставить апостиль и выполнить профессиональный перевод.

Для предварительной оценки желательно предоставить скан документа и сообщить:

страну подачи;
название учреждения;
цель использования документа;
находится ли оригинал в Украине;
требуется ли несколько экземпляров;
есть ли письменные требования получателя.

Это поможет избежать ситуации, когда апостиль оформлен правильно, но не на том виде документа, который требуется иностранной организации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли поставить апостиль на ксерокопию?

На обычную ксерокопию апостиль не ставится. Сначала копию должен удостоверить нотариус или другой уполномоченный орган.

Что подтверждает апостиль на нотариальной копии?

Он подтверждает подлинность подписи, печати и полномочий нотариуса. Содержание исходного документа и подпись лица, которое его выдало, напрямую не подтверждаются.