Чи можна поставити апостиль на копію документа

У багатьох випадках апостиль справді можна поставити не на оригінал, а на копію документа. Однак звичайна ксерокопія, фотографія або роздрукований скан для цього не підходять. Копія має отримати офіційний статус — найчастіше її попередньо засвідчує український нотаріус.

Водночас апостиль на нотаріальній копії та апостиль на оригіналі підтверджують різні юридичні факти. На оригіналі засвідчується підпис посадової особи або представника установи, яка видала документ. На нотаріальній копії апостиль підтверджує підпис, печатку й повноваження нотаріуса, який засвідчив відповідність копії оригіналу.

Цю різницю важливо враховувати до початку оформлення. Іноземна установа може приймати нотаріальну копію з апостилем, а може вимагати виключно оригінал документа з апостилем. Якщо обрати неправильний варіант, готовий пакет можуть не прийняти, навіть якщо сам апостиль оформлено правильно.

Розглянемо, коли можна поставити апостиль на копію документа, які копії підходять для цієї процедури та в яких випадках спочатку потрібно апостилювати оригінал.

Чи можна поставити апостиль на звичайну копію

На звичайну ксерокопію, фотографію, скриншот або роздрукований скан апостиль не проставляється.

Така копія не є самостійним офіційним документом. На ній немає оригінального підпису посадової особи або посвідчувального напису нотаріуса, справжність яких міг би підтвердити компетентний орган.

Для апостилювання копії необхідно надати їй офіційний статус. Як правило, використовується нотаріально засвідчена копія.

Схема виглядає так:

Власник пред’являє нотаріусу оригінал документа.
Нотаріус перевіряє документ і можливість засвідчення копії.
Виготовляється копія всіх необхідних сторінок.
Нотаріус засвідчує відповідність копії оригіналу.
Апостиль проставляється на нотаріальному посвідчувальному написі.

У результаті для використання за кордоном готується не проста копія, а нотаріальний документ.

Що підтверджує апостиль на нотаріальній копії

Апостиль не підтверджує зміст документа й не гарантує справжність усіх зазначених у ньому відомостей.

Якщо апостиль проставлено на оригіналі диплома, він підтверджує справжність підпису уповноваженого представника закладу освіти, його статус, а також печатку або штамп установи.

Якщо апостиль проставлено на нотаріальній копії диплома, він підтверджує підпис і повноваження нотаріуса, який засвідчив копію. Підпис ректора, директора або іншої посадової особи закладу освіти в цьому разі безпосередньо не перевіряється.

Аналогічний принцип діє для паспорта, трудової книжки, свідоцтва, довіреності та інших документів.

Тому нотаріальна копія з апостилем не завжди рівноцінна оригіналу з апостилем. Остаточне рішення приймає іноземна установа, до якої подається документ.

Які документи можна апостилювати у вигляді нотаріальної копії

У вигляді нотаріально засвідчених копій можуть оформлюватися різні українські документи, якщо нотаріус має право засвідчити відповідну копію, а приймаюча установа погодилася її прийняти.

На практиці таким способом можуть готуватися:

паспортні документи;
трудові книжки;
свідоцтва про реєстрацію транспортних засобів;
військові квитки та окремі посвідчення;
документи, видані за часів СРСР;
деякі договори й корпоративні документи;
довіреності та заяви;
судові документи;
архівні довідки;
окремі документи про освіту;
документи з попередньо проставленим апостилем.

Але для різних категорій діють додаткові умови. Не можна виходити лише з того, що нотаріус погодився зробити копію. Потрібно також перевірити правила апостилювання та вимоги іноземного одержувача.

Апостиль на копію паспорта

На оригінал внутрішнього або закордонного паспорта України апостиль не проставляється. Те саме стосується ID-картки та інших оригіналів документів, що посвідчують особу й підтверджують громадянство.

Якщо іноземній організації потрібна підтверджена копія паспорта, можлива така схема:

Виготовлення нотаріальної копії паспорта.
Проставлення апостиля на посвідчувальному написі нотаріуса.
Переклад копії разом з апостилем.
Необхідне засвідчення перекладу.

Перед оформленням слід уточнити вимоги одержувача. Для банку, суду, міграційної служби, університету чи роботодавця можуть діяти різні правила. Іноді достатньо нотаріальної копії, іноді потрібна копія, засвідчена консульством, а в окремих випадках організація просить лише пред’явити оригінал паспорта.

Апостиль на копію трудової книжки

Оригінал трудової книжки безпосередньо не апостилюється.

Для підтвердження трудового стажу можна підготувати нотаріальну копію та поставити апостиль на посвідчувальний напис нотаріуса. Але іноземна організація може вимагати інші документи:

довідку від роботодавця;
архівну довідку;
витяг про страховий стаж;
документ Пенсійного фонду;
трудовий договір;
офіційне підтвердження періоду роботи.

Нотаріальна копія трудової книжки підтверджує, що пред’явлений нотаріусу оригінал містив відповідні записи. Вона не підтверджує автоматично діяльність роботодавця, правильність кожного запису або фактичне виконання роботи.

Апостиль на копію документів, виданих за часів СРСР

Оригінали документів, виданих установами колишніх союзних республік СРСР, як правило, не приймаються в Україні для проставлення апостиля. Винятки передбачені, зокрема, для деяких документів про освіту та вчені звання, виданих в Українській РСР.

Водночас апостиль можна поставити на нотаріально засвідчену в Україні копію радянського документа або на копію з перекладом.

У цьому разі апостиль знову підтверджує нотаріальне засвідчення, а не підпис посадової особи радянської установи.

Якщо йдеться про свідоцтво про народження, шлюб або розірвання шлюбу, надійнішим варіантом часто є отримання повторного українського документа сучасного зразка. На такий документ можна поставити апостиль як на оригінал.

Перед вибором нотаріальної копії радянського документа слід отримати підтвердження від іноземної установи, що вона прийме саме такий формат.

Апостиль на копію свідоцтва ДРАЦС

Для свідоцтв про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені та інших документів органів державної реєстрації актів цивільного стану діє особливе правило.

Апостиль на нотаріальну копію такого документа або на копію з перекладом можна поставити лише після того, як оригінал документа було попередньо легалізовано — шляхом проставлення апостиля або консульської легалізації.

Це означає, що зазвичай не можна одразу зробити нотаріальну копію звичайного свідоцтва без апостиля та обмежитися апостилюванням підпису нотаріуса.

Послідовність може виглядати так:

Поставити апостиль на оригінал свідоцтва.
Зробити нотаріальну копію вже апостильованого документа.
За потреби виконати переклад.
Поставити додатковий апостиль на нотаріальне засвідчення копії або перекладу.

Чи потрібна така складна схема, залежить від вимог іноземної організації. У більшості стандартних випадків може бути достатньо оригіналу свідоцтва з апостилем і правильно оформленого перекладу.

Апостиль на копію диплома або атестата

Для документів у сфері освіти й науки також діє спеціальна умова.

Копія диплома, атестата, додатка або іншого освітнього документа може бути апостильована як нотаріальний документ лише після попереднього проставлення апостиля на оригіналі.

Причина полягає в різному обсязі підтвердження.

Перший апостиль на оригіналі підтверджує підпис і печатку закладу освіти. Другий апостиль на нотаріальній копії підтверджує підпис і повноваження нотаріуса.

Така схема може використовуватися, якщо:

іноземній установі не можна передавати єдиний оригінал;
потрібно подати кілька комплектів;
потрібна нотаріальна копія вже легалізованого документа;
переклад має бути підшитий до нотаріальної копії;
одержувач вимагає подвійний апостиль.

Але не кожен університет, роботодавець або орган визнання освіти вимагає нотаріальну копію. Іноді приймається лише оригінал, а іноді — електронна копія, завантажена через спеціальний кабінет.

Чи можна поставити апостиль на копію довіреності

Якщо довіреність оформлена українським нотаріусом, вона вже є нотаріальним документом. Апостиль зазвичай проставляється безпосередньо на оригінал довіреності або на окремий аркуш, підшитий до неї.

Якщо необхідно зберегти оригінал, можна уточнити можливість використання нотаріальної копії.

Однак іноземна установа може вимагати саме оригінал довіреності. Особливо часто оригінал потрібен для вчинення юридично значущих дій: продажу майна, оформлення спадщини, представництва в суді або реєстрації компанії.

Тому використовувати нотаріальну копію довіреності замість оригіналу слід лише після погодження з одержувачем.

Чи можна апостилювати копію приватного документа

Звичайний лист, резюме, комерційна пропозиція, приватний договір або заява без офіційного засвідчення не є документами, на які можна одразу поставити апостиль.

Можливі два варіанти:

нотаріус засвідчує відповідність копії оригіналу, якщо це дозволено законодавством;
нотаріус засвідчує справжність підпису особи на заяві чи іншому документі.

Після вчинення нотаріальної дії апостиль проставляється на підпис і печатку нотаріуса.

Наприклад, таким способом можуть оформлятися заяви про сімейний стан, згоди батьків, заяви про місце проживання та окремі корпоративні документи.

Апостиль не підтверджує правдивість тексту заяви. Він засвідчує нотаріальну дію.

Які копії нотаріус не засвідчить

Не кожен документ можна принести нотаріусу й отримати засвідчену копію.

Нотаріус може відмовити, якщо:

документ не відповідає вимогам законодавства;
текст неможливо прочитати;
є незасвідчені виправлення, підчищення або дописки;
документ написаний олівцем;
окремі аркуші не прошиті та не скріплені належним чином;
документ порваний або істотно пошкоджений;
копія виготовляється з документа, на підставі якого видається інший оригінал;
неможливо встановити офіційний характер документа;
представлено лише скан або фотографію без оригіналу;
документ містить ознаки підроблення.

Копія з копії також засвідчується лише у передбачених законодавством випадках. Наприклад, якщо перша копія вже була засвідчена нотаріально або видана організацією, яка оформила оригінал.

Чи потрібен оригінал для нотаріального засвідчення копії

Як правило, нотаріусу необхідно пред’явити оригінал документа. Він має порівняти оригінал і копію, перевірити цілісність документа, наявність реквізитів та відсутність неприпустимих виправлень.

Надіслати нотаріусу фотографію електронною поштою та отримати на її підставі нотаріальну копію не можна.

Якщо оригінал перебуває за кордоном, його можна передати в Україну міжнародною доставкою або оформити нотаріальну копію в країні перебування. Але іноземна нотаріальна копія апостилюється в тій країні, де було вчинено нотаріальну дію, а не в Україні.

Наприклад, якщо копію українського паспорта засвідчив польський нотаріус, апостиль на підпис цього нотаріуса має проставляти компетентний орган Польщі.

Де проставляється апостиль на нотаріальну копію

Апостиль проставляється державою, в якій було вчинено нотаріальну дію.

Якщо копію засвідчив український нотаріус, апостиль проставляється компетентним органом України.

Якщо копію засвідчив нотаріус Німеччини, Польщі, Італії, Канади або іншої країни, звертатися потрібно до компетентного органу відповідної держави.

Україна не може поставити апостиль на підпис іноземного нотаріуса, оскільки український орган не має повноважень підтверджувати його статус і зразок підпису.

Апостиль на копії та переклад документа

Існує кілька можливих схем оформлення.

Спочатку апостиль на оригінал, потім переклад

Це найпоширеніший варіант для свідоцтв і документів про освіту. Перекладається весь документ разом з апостилем.

Нотаріальна копія, потім апостиль і переклад

Такий порядок може застосовуватися до паспорта, трудової книжки та інших документів, на оригінал яких апостиль не проставляється.

Апостиль на оригінал, нотаріальна копія з перекладом і другий апостиль

Це схема подвійного апостиля. Перший апостиль підтверджує оригінальний документ, другий — нотаріальне оформлення копії або перекладу.

Нотаріальна копія та переклад у країні призначення

Деякі іноземні установи вимагають, щоб копію або переклад засвідчував місцевий нотаріус чи присяжний перекладач. У такому разі українське нотаріальне оформлення може бути непотрібним.

До початку роботи необхідно отримати вимоги конкретного одержувача.

Що краще: апостиль на оригіналі чи на копії

Якщо іноземна установа допускає обидва варіанти, апостиль на оригіналі зазвичай надає більш пряме підтвердження походження документа.

На оригіналі перевіряється підпис і статус посадової особи, яка видала документ, а також печатка відповідної установи.

Апостиль на нотаріальній копії підтверджує лише нотаріальну дію.

Але нотаріальна копія може бути зручнішою, якщо:

оригінал не можна передавати;
потрібно підготувати кілька примірників;
на оригінал документа апостиль не проставляється;
документ потрібно об’єднати з перекладом;
одержувач прямо вимагає нотаріальну копію.

Вибір має ґрунтуватися не на зручності заявника, а на вимогах організації, куди подається документ.

Як перевірити, чи приймуть копію з апостилем

Краще запросити письмове підтвердження в іноземної організації.

У запиті потрібно уточнити:

Потрібен оригінал чи нотаріальна копія.
Чи має апостиль стояти на оригіналі.
Чи приймається апостиль на нотаріальному засвідченні копії.
Чи потрібно апостилювати оригінал до виготовлення копії.
Чи потрібен переклад.
Хто повинен засвідчити переклад.
Чи потрібен другий апостиль на перекладі.
Чи можна подати електронний скан готового комплекту.

Формулювання «документ має бути апостильований» саме по собі недостатньо точне. Потрібно з’ясувати, що саме має бути апостильовано: оригінал, нотаріальна копія, підпис перекладача або нотаріальний переклад.

Що робити, якщо оригінал не можна апостилювати

Якщо на оригінал документа апостиль не проставляється, можливі такі рішення:

виготовити нотаріальну копію;
отримати офіційну довідку з необхідними відомостями;
замовити витяг із державного реєстру;
отримати повторний документ сучасного зразка;
нотаріально засвідчити підпис на заяві;
оформити документ в іншій передбаченій законом формі;
пройти консульську легалізацію, якщо країна не визнає апостиль.

Наприклад, замість оригіналу трудової книжки можна використати довідку про стаж, а замість старого свідоцтва СРСР — отримати повторне українське свідоцтво.

Як підготувати документ до апостилювання копії

Перед зверненням до нотаріуса рекомендується перевірити:

чи читається весь текст;
чи немає пошкоджень і розривів;
чи присутні всі сторінки;
чи є підписи та печатки;
чи відсутні незасвідчені виправлення;
чи підходить документ для нотаріального копіювання;
чи не потрібно спочатку поставити апостиль на оригінал;
чи приймає одержувач копію;
у якій країні буде вчинено нотаріальну дію.

Не слід самостійно знімати ламінування, виправляти помилки або підшивати втрачені сторінки. Це може зробити документ непридатним для нотаріального засвідчення.

Допомога в оформленні апостиля на копію

Один і той самий документ може оформлюватися за різними схемами залежно від країни, установи та мети подання. В одному випадку достатньо нотаріальної копії з апостилем, в іншому потрібен апостиль на оригіналі, а в третьому — подвійний апостиль.

Бюро перекладів «Світанок» допомагає перевірити вимоги, обрати правильну послідовність, підготувати нотаріальну копію, поставити апостиль і виконати професійний переклад.

Для попередньої оцінки бажано надати скан документа та повідомити:

країну подання;
назву установи;
мету використання документа;
чи перебуває оригінал в Україні;
чи потрібно кілька примірників;
чи є письмові вимоги одержувача.

Це допоможе уникнути ситуації, коли апостиль оформлено правильно, але не на тому виді документа, якого вимагає іноземна організація.

Поширені запитання

Чи можна поставити апостиль на ксерокопію?

На звичайну ксерокопію апостиль не проставляється. Спочатку копію має засвідчити нотаріус або інший уповноважений орган.

Що підтверджує апостиль на нотаріальній копії?

Він підтверджує справжність підпису, печатки та повноважень нотаріуса. Зміст вихідного документа й підпис особи, яка його видала, безпосередньо не підтверджуються.