Апостиль используется для подтверждения подлинности официального документа при его подаче за границей. Он удостоверяет подлинность подписи должностного лица, его полномочия, а также печать или штамп, которыми скреплен документ.
Однако поставить апостиль можно не на любой документ. Некоторые категории прямо исключены из процедуры, на другие документы нельзя поставить апостиль в оригинале, но можно апостилировать нотариально заверенную копию. Отдельную группу составляют документы, которые в целом подлежат апостилированию, однако не принимаются из-за повреждений, исправлений, неправильной формы или невозможности проверить подпись.
Поэтому формулировка «на документ нельзя поставить апостиль» может означать разные ситуации. Иногда потребуется нотариальная копия, иногда — получение нового документа, а иногда вместо апостиля нужна консульская легализация или вообще не требуется дополнительное заверение.
Разберемся, какие документы нельзя апостилировать в Украине, когда можно использовать нотариальную копию и что делать в случае отказа.
На какие документы распространяется апостиль
Апостиль проставляется на официальных документах, составленных или выданных в Украине и предназначенных для использования за границей.
К таким документам относятся:
-
документы судов и органов юстиции;
-
свидетельства и извлечения органов ЗАГС;
-
архивные документы;
-
дипломы, аттестаты и приложения к ним;
-
документы, оформленные государственными и частными нотариусами;
-
справки и документы государственных органов;
-
официальные удостоверения подписей и фактов;
-
отдельные электронные официальные документы.
Апостиль не подтверждает содержание документа. Он удостоверяет происхождение документа, подпись, статус подписавшего лица и при необходимости печать или штамп.
Документы, на которые апостиль не ставится
Действующие украинские правила содержат несколько категорий документов, на которые апостиль не проставляется или для которых стандартная процедура апостилирования не применяется.
Оригиналы паспортных документов
Апостиль не ставится непосредственно на оригинал внутреннего или заграничного паспорта, ID-карту и другие документы, удостоверяющие личность и подтверждающие гражданство Украины.
Это объясняется тем, что паспорт является документом специального назначения, а внесение в него посторонних штампов, подшивка дополнительных листов или другое изменение его формы не допускается.
Если иностранная организация требует подтвержденную копию паспорта, обычно оформляется нотариальная копия, после чего апостиль ставится на нотариальное удостоверение копии.
В таком случае апостиль подтверждает не подлинность самого паспорта, а подпись и полномочия украинского нотариуса.
Перед оформлением необходимо уточнить, принимает ли конкретная иностранная организация нотариальную копию паспорта с апостилем. Некоторые учреждения требуют иной способ подтверждения личности.
Военные билеты
Апостиль не проставляется на оригиналы военных билетов и других воинских удостоверений.
При необходимости можно рассмотреть нотариально засвидетельствованную копию. Но возможность нотариального копирования и дальнейшего использования такого документа следует предварительно проверить у нотариуса и принимающей организации.
Апостиль на нотариальной копии будет подтверждать нотариальное действие, а не сведения о воинском учете.
Трудовые книжки
Оригинал трудовой книжки не подлежит апостилированию.
Для подтверждения трудового стажа за границей могут использоваться:
-
нотариальная копия трудовой книжки;
-
архивная справка;
-
справка от работодателя;
-
выписка из соответствующего реестра;
-
документ о страховом стаже;
-
нотариально заверенный перевод.
Конкретный комплект зависит от требований иностранного работодателя, пенсионного органа, миграционной службы или учреждения, которое рассматривает документы.
Если требуется именно апостиль, его можно поставить на нотариальное удостоверение копии или на другой официальный документ, подтверждающий стаж, при условии что такой документ подлежит апостилированию.
Разрешения на ношение оружия
Апостиль не ставится на оригиналы разрешений на ношение оружия.
Такие документы относятся к специальным удостоверениям, оформленным в соответствии с украинским законодательством. Если иностранному учреждению необходимо подтвердить сведения, может потребоваться официальная справка компетентного органа или нотариально заверенная копия.
Свидетельства о регистрации транспортных средств
На оригинал свидетельства о регистрации транспортного средства, которое также называют техническим паспортом, апостиль не проставляется.
Для использования сведений о транспортном средстве за границей могут понадобиться нотариальная копия, перевод, справка сервисного центра МВД или другой официальный документ.
Апостиль может быть поставлен на нотариально удостоверенную копию, если такой вариант принимает организация, которой предоставляются документы.
Другие удостоверения личности и специального статуса
Апостиль не ставится на оригиналы документов, удостоверяющих личность или подтверждающих специальный статус человека.
К ним могут относиться различные служебные, пенсионные и другие удостоверения, оформленные в соответствии с законодательством Украины.
Однако не каждый документ с фотографией автоматически относится к этой категории. Возможность апостилирования следует определять по юридическому статусу документа и органу, который его выдал.
Можно ли апостилировать нотариальную копию паспорта или трудовой книжки
Во многих случаях документы, на оригиналы которых апостиль не ставится, могут быть поданы в виде нотариально засвидетельствованных копий.
Сначала украинский нотариус удостоверяет соответствие копии представленному оригиналу. Затем апостиль ставится на подпись и печать нотариуса.
Важно понимать, что такой апостиль удостоверяет именно нотариальное действие. Он не заменяет подтверждение документа органом, который первоначально его выдал.
Поэтому до оформления следует уточнить у иностранного получателя:
-
Принимает ли он нотариальную копию.
-
Требуется ли апостиль на нотариальной копии.
-
Нужно ли переводить документ до или после апостилирования.
-
Должен ли перевод выполняться в Украине или в стране подачи.
-
Требуется ли отдельная справка от государственного органа.
Нормативно-правовые акты и правовые разъяснения
Апостиль не проставляется на оригиналы и копии нормативно-правовых актов, разъяснения и правовые заключения относительно их применения.
К этой категории относятся, например, тексты законов, постановлений, приказов, официальных разъяснений законодательства и правовых выводов.
Сам по себе опубликованный текст закона не является индивидуальным официальным документом, подпись на котором должна подтверждаться апостилем.
Если иностранному суду, адвокату или другой организации необходимо предоставить содержание украинского нормативного акта, обычно готовится официальный перевод. В отдельных ситуациях может потребоваться официально выданная справка, извлечение, нотариальное удостоверение копии интернет-страницы или другой предусмотренный способ подтверждения.
Формат необходимо согласовать с получателем.
Документы, имеющие характер переписки
Апостиль не ставится на документы, которые имеют характер обычной переписки.
Это могут быть письма, электронные сообщения, ответы между частными лицами и организациями, сопроводительные письма, неофициальные уведомления и другие тексты, которые сами по себе не являются официальными публичными документами.
Однако содержание письма иногда можно оформить в другой форме. Например, подпись автора можно засвидетельствовать нотариально, после чего апостиль ставится на нотариальное удостоверение подписи.
Такая схема подходит не всегда. Иностранная организация должна заранее подтвердить, что примет нотариально оформленное заявление вместо обычного письма.
Документы украинских посольств и консульств
Стандартные правила апостилирования не распространяются на документы, выдаваемые зарубежными дипломатическими учреждениями Украины и предъявляемые в государстве их аккредитации.
Например, документ, оформленный украинским консульством в определенной стране и предназначенный для использования в этой же стране, рассматривается по специальным правилам.
В таких ситуациях необходимо уточнять требования у самого консульства или у организации, куда будет подаваться документ.
Документы, связанные с коммерческими и таможенными операциями
Правила апостилирования не распространяются на официальные документы, непосредственно относящиеся к коммерческим или таможенным операциям.
К этой категории могут относиться отдельные таможенные документы, коммерческие счета и документы, непосредственно сопровождающие импорт или экспорт товаров.
При этом исключение нельзя применять слишком широко. Например, регистрационные документы компании, судебные решения, нотариальные доверенности или выписки из государственных реестров могут оставаться официальными документами, подлежащими апостилированию, даже если они используются в бизнесе.
Определяющее значение имеет не то, что документ принадлежит компании, а его юридическая природа и непосредственная связь с конкретной коммерческой или таможенной операцией.
Иностранные документы
Украина не проставляет апостиль на документах, выданных органами другого государства.
Апостиль ставится компетентным органом страны происхождения документа. Например, польский документ апостилируется в Польше, немецкий — в Германии, итальянский — в Италии.
После получения иностранного апостиля документ можно перевести на украинский или другой необходимый язык.
Если страна происхождения не участвует в Гаагской конвенции или Конвенция не применяется в отношениях с государством подачи, вместо апостиля может понадобиться консульская легализация.
Документы, выданные во времена СССР
Оригиналы официальных документов, выданных учреждениями бывших союзных республик СССР, в Украине обычно не принимаются для проставления апостиля.
Из этого правила предусмотрено исключение для документов об образовании и ученых званиях, выданных в Украинской ССР. Возможность их апостилирования зависит от подтверждения факта выдачи, соответствия документа установленной форме и наличия необходимых сведений.
Если речь идет о старом свидетельстве о рождении, браке, разводе или другом документе ЗАГС, наиболее надежным решением обычно является получение повторного украинского свидетельства современного образца. После этого на новый документ можно поставить апостиль.
На нотариально удостоверенную в Украине копию советского документа также может быть поставлен апостиль. В этом случае подтверждается нотариальная копия, а не оригинал, выданный учреждением СССР.
Перед выбором такого варианта необходимо проверить, примет ли его иностранное учреждение.
Обычные копии, фотографии и сканы документов
Апостиль нельзя поставить на обычную ксерокопию, фотографию документа, скриншот или распечатанный скан.
Простая копия не является самостоятельным официальным документом, поскольку на ней отсутствует подтвержденная подпись уполномоченного лица.
Возможные решения:
-
предоставить оригинал;
-
получить повторный официальный документ;
-
нотариально удостоверить копию;
-
получить официальный электронный документ с квалифицированной электронной подписью;
-
заказать официальную справку или выписку из реестра.
Следует отличать официальный электронный документ от обычного PDF-файла. Самостоятельно отсканированный документ не становится официальным электронным документом.
Частные документы без официального удостоверения
На обычный договор между частными лицами, резюме, заявление, рекомендательное письмо, коммерческое предложение или иной частный документ апостиль непосредственно не ставится, если документ не имеет статуса официального.
Но подпись на частном документе можно нотариально засвидетельствовать, если это допускается законодательством. После этого апостиль ставится на удостоверительную надпись нотариуса.
Например, таким способом иногда оформляются:
-
заявления о семейном положении;
-
согласия родителей;
-
заявления о месте проживания;
-
частные доверенности;
-
подтверждения определенных обстоятельств;
-
подписи на корпоративных документах.
Апостиль в такой ситуации не подтверждает содержание заявления. Он подтверждает подлинность подписи и полномочия нотариуса, который совершил нотариальное действие.
На какие документы могут отказать поставить апостиль
Кроме документов, прямо исключенных из процедуры, существуют документы, которые в целом можно апостилировать, но не в их текущем состоянии.
Поврежденные документы
В проставлении апостиля могут отказать, если текст невозможно прочитать из-за повреждения документа.
Проблемой могут стать:
-
разрывы и утраченные фрагменты;
-
выцветший текст;
-
стертые реквизиты;
-
пятна, закрывающие подпись или печать;
-
поврежденные страницы;
-
нечитаемый QR-код, если он является обязательным реквизитом;
-
следы самостоятельного восстановления документа.
В таком случае обычно нужно получить повторный документ или дубликат.
Документы с исправлениями и дописками
Апостиль не поставят, если документ содержит незаверенные исправления, подчистки или дописки.
Если ошибка была исправлена официально, исправление должно быть оформлено в установленном порядке. Самостоятельно исправлять имя, дату, номер или другие данные нельзя.
Документы, заполненные карандашом
Документ, написанный или подписанный карандашом, не принимается для апостилирования.
Также проблема возникает, если документ получен посредством факсимильной связи и не содержит надлежащей оригинальной или электронной подписи.
Документы с неподтвержденной подписью или печатью
Компетентный орган должен проверить подпись лица, подписавшего документ, его полномочия, а также печать или штамп.
Если образец подписи или печати отсутствует либо не может быть получен, процедура может быть приостановлена или завершиться отказом.
Отказ также возможен, если подпись или печать отличаются от имеющихся образцов либо имеют слишком нечеткое изображение.
Документы неправильной формы
Документ должен соответствовать форме и требованиям, действовавшим на дату его выдачи.
Отказ возможен, если:
-
отсутствуют обязательные реквизиты;
-
документ выдан неуполномоченной организацией;
-
нарушен порядок его оформления;
-
отсутствует необходимая подпись;
-
форма документа не соответствует установленному образцу;
-
невозможно подтвердить факт выдачи документа.
Особенно важна проверка документов об образовании. Сведения в дипломе, аттестате или приложении должны соответствовать данным образовательных реестров либо подтверждаться учебным заведением или архивом.
Документы с признаками подделки
Если документ вызывает подозрение в подделке, апостиль не ставится.
Материалы могут быть переданы для дополнительной проверки. Использование поддельного документа способно повлечь юридическую ответственность.
Документы, поданные не в тот орган
В Украине апостиль проставляют разные компетентные органы. Например, документы об образовании, нотариальные документы, справки МВД и налоговые документы относятся к разным ведомствам.
Если документ подан в орган, который не имеет полномочий его апостилировать, заявитель получит отказ или документы будут возвращены без рассмотрения.
Такой отказ не означает, что документ нельзя апостилировать вообще. Его нужно подать в правильное ведомство.
Можно ли поставить апостиль на ламинированный документ
Прямого общего запрета на ламинирование всех документов в Украине нет. Однако ламинация часто создает практические препятствия для нотариального удостоверения и проставления апостиля.
Под пленкой невозможно полноценно проверить состояние бумаги, наличие исправлений, особенности печати и другие реквизиты. Кроме того, на ламинированный документ нельзя надежно поставить штамп или подшить к нему отдельный лист апостиля.
Если свидетельство о рождении, браке или разводе было заламинировано, часто рекомендуется получить повторное свидетельство. После этого на новый документ можно поставить апостиль.
Не следует самостоятельно снимать ламинацию: это может повредить бумагу и сделать документ непригодным.
Если документ не подлежит апостилированию: что делать
Решение зависит от причины.
Если апостиль нельзя поставить на оригинал паспорта, трудовой книжки или технического паспорта, можно рассмотреть нотариальную копию.
Если документ поврежден, заламинирован или оформлен с нарушениями, лучше получить новый экземпляр или дубликат.
Если документ выдан иностранным государством, обращаться нужно в компетентный орган страны происхождения.
Если документ выдан во времена СССР, может потребоваться получение современного повторного документа в Украине.
Если речь идет о частном письме или заявлении, можно оформить нотариальное удостоверение подписи.
Если страна подачи не признает апостиль, потребуется консульская легализация.
Если между Украиной и страной назначения действует договор об отмене легализации, возможно, дополнительное заверение вообще не потребуется.
Как заранее проверить документ
До подачи на апостиль рекомендуется предоставить специалисту качественный скан всех страниц и сообщить:
-
Полное название документа.
-
Орган и дату его выдачи.
-
Страну назначения.
-
Название принимающей организации.
-
Цель подачи.
-
Нужен ли перевод.
-
Находится ли оригинал в Украине.
-
Есть ли повреждения, ламинация или исправления.
Это позволит определить, подходит ли оригинал, нужно ли получать новый документ и в какой последовательности выполнять апостилирование и перевод.
Помощь с подготовкой документов
Бюро переводов «Свитанок» помогает проверить документы перед апостилированием, определить компетентный орган, подготовить нотариальные копии и выполнить профессиональный перевод.
Если поставить апостиль на имеющийся документ невозможно, специалисты подскажут возможный вариант: получение повторного документа, нотариальное удостоверение копии, оформление официальной справки или применение другой процедуры легализации.
Предварительная проверка особенно важна, если документ старый, поврежденный, заламинированный, выдан за пределами Украины или нужен для срочной подачи в иностранное учреждение.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли поставить апостиль на паспорт?
На оригинал паспорта апостиль не ставится. В некоторых случаях можно апостилировать нотариально засвидетельствованную копию, если ее принимает иностранная организация.
Можно ли поставить апостиль на трудовую книжку?
На оригинал трудовой книжки апостиль не проставляется. Можно рассмотреть нотариальную копию, архивную справку или другой официальный документ, подтверждающий стаж.
Можно ли поставить апостиль на скан документа?
Нет. Обычный скан или PDF не является официальным документом. Потребуется оригинал, нотариальная копия или официальный электронный документ.
Ставится ли апостиль на советское свидетельство о рождении?
Оригиналы документов, выданных учреждениями бывшего СССР, обычно не апостилируются в Украине. Рекомендуется получить повторное украинское свидетельство современного образца.
Можно ли апостилировать частное заявление?
Непосредственно на обычное частное заявление апостиль не ставится. Сначала подпись заявителя можно засвидетельствовать нотариально, после чего апостиль ставится на нотариальное удостоверение.
Поставят ли апостиль на поврежденный документ?
Если текст, подпись, печать или другие обязательные реквизиты невозможно проверить, в апостилировании откажут. Обычно потребуется новый документ.
Можно ли поставить апостиль на нотариальную копию?
Да, если нотариус имеет право удостоверить копию такого документа. Апостиль при этом подтверждает подпись и полномочия нотариуса.
Что делать, если в апостиле отказали?
Нужно получить письменное уведомление с причиной отказа. После этого можно заменить документ, исправить недостатки, получить архивное подтверждение или обратиться в правильный компетентный орган.
Вывод
Апостиль нельзя поставить на оригиналы паспортов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, технических паспортов и других удостоверений личности или специального статуса. Также апостилированию не подлежат нормативно-правовые акты, правовые разъяснения, документы переписки и некоторые документы, непосредственно связанные с коммерческими или таможенными операциями.
Иностранные документы апостилируются в стране их выдачи, а для многих документов времен СССР требуется получение нового украинского экземпляра.
При этом невозможность поставить апостиль на оригинал не всегда означает, что документ вообще нельзя подготовить для использования за границей. Решением может стать нотариальная копия, официальная справка, повторный документ, нотариальное удостоверение подписи или консульская легализация.
Перед оформлением важно проверить требования конкретной страны и принимающей организации. Это позволит выбрать правильную процедуру и избежать отказа.
