Апостиль використовується для підтвердження справжності офіційного документа під час його подання за кордоном. Він засвідчує справжність підпису посадової особи, її повноваження, а також печатку або штамп, якими скріплено документ.
Однак поставити апостиль можна не на будь-який документ. Деякі категорії прямо виключені з процедури, на інші документи не можна поставити апостиль в оригіналі, але можна апостилювати нотаріально засвідчену копію. Окрему групу становлять документи, які загалом підлягають апостилюванню, але не приймаються через пошкодження, виправлення, неправильну форму або неможливість перевірити підпис.
Тому формулювання «на документ не можна поставити апостиль» може означати різні ситуації. Іноді знадобиться нотаріальна копія, іноді — отримання нового документа, а іноді замість апостиля потрібна консульська легалізація або додаткове засвідчення взагалі не вимагається.
Розглянемо, які документи не можна апостилювати в Україні, коли можна використати нотаріальну копію та що робити в разі відмови.
На які документи поширюється апостиль
Апостиль проставляється на офіційних документах, складених або виданих в Україні та призначених для використання за кордоном.
До таких документів належать:
-
документи судів та органів юстиції;
-
свідоцтва й витяги органів ДРАЦС;
-
архівні документи;
-
дипломи, атестати та додатки до них;
-
документи, оформлені державними і приватними нотаріусами;
-
довідки та документи державних органів;
-
офіційні засвідчення підписів і фактів;
-
окремі електронні офіційні документи.
Апостиль не підтверджує зміст документа. Він засвідчує походження документа, підпис, статус особи, яка його підписала, а за потреби — печатку або штамп.
Документи, на які апостиль не проставляється
Чинні українські правила містять кілька категорій документів, на які апостиль не проставляється або для яких стандартна процедура апостилювання не застосовується.
Оригінали паспортних документів
Апостиль не проставляється безпосередньо на оригінал внутрішнього чи закордонного паспорта, ID-картку та інші документи, що посвідчують особу й підтверджують громадянство України.
Паспорт є документом спеціального призначення, тому внесення до нього сторонніх штампів, підшивання додаткових аркушів або інша зміна його форми не допускається.
Якщо іноземна організація вимагає підтверджену копію паспорта, зазвичай оформлюється нотаріальна копія, після чого апостиль проставляється на нотаріальне засвідчення копії.
У такому разі апостиль підтверджує не справжність самого паспорта, а підпис і повноваження українського нотаріуса.
Перед оформленням потрібно уточнити, чи приймає конкретна іноземна організація нотаріальну копію паспорта з апостилем.
Військові квитки
Апостиль не проставляється на оригінали військових квитків та інших військових посвідчень.
За потреби можна розглянути нотаріально засвідчену копію. Але можливість нотаріального копіювання та подальшого використання такого документа потрібно попередньо перевірити в нотаріуса й приймаючої організації.
Апостиль на нотаріальній копії підтверджуватиме нотаріальну дію, а не відомості про військовий облік.
Трудові книжки
Оригінал трудової книжки не підлягає апостилюванню.
Для підтвердження трудового стажу за кордоном можуть використовуватися:
-
нотаріальна копія трудової книжки;
-
архівна довідка;
-
довідка від роботодавця;
-
витяг із відповідного реєстру;
-
документ про страховий стаж;
-
нотаріально засвідчений переклад.
Конкретний пакет залежить від вимог іноземного роботодавця, пенсійного органу, міграційної служби або іншої установи.
Якщо потрібен саме апостиль, його можна проставити на нотаріальне засвідчення копії або на інший офіційний документ, який підтверджує стаж і підлягає апостилюванню.
Дозволи на носіння зброї
Апостиль не проставляється на оригінали дозволів на носіння зброї.
Такі документи належать до спеціальних посвідчень, оформлених відповідно до українського законодавства. Якщо іноземній установі потрібно підтвердити певні відомості, може знадобитися офіційна довідка компетентного органу або нотаріально засвідчена копія.
Свідоцтва про реєстрацію транспортних засобів
На оригінал свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу, яке також називають технічним паспортом, апостиль не проставляється.
Для використання відомостей про автомобіль за кордоном можуть знадобитися нотаріальна копія, переклад, довідка сервісного центру МВС або інший офіційний документ.
Апостиль можна проставити на нотаріально засвідчену копію, якщо такий варіант приймає організація, якій надаються документи.
Інші посвідчення особи та спеціального статусу
Апостиль не проставляється на оригінали документів, які посвідчують особу або підтверджують спеціальний статус людини.
До них можуть належати різні службові, пенсійні та інші посвідчення, оформлені відповідно до законодавства України.
Однак не кожен документ із фотографією автоматично належить до цієї категорії. Можливість апостилювання визначається за юридичним статусом документа й органом, який його видав.
Чи можна апостилювати нотаріальну копію паспорта або трудової книжки
У багатьох випадках документи, на оригінали яких апостиль не проставляється, можуть бути подані у вигляді нотаріально засвідчених копій.
Спочатку український нотаріус засвідчує відповідність копії пред’явленому оригіналу. Потім апостиль проставляється на підпис і печатку нотаріуса.
Важливо розуміти, що такий апостиль засвідчує саме нотаріальну дію. Він не замінює підтвердження документа органом, який його первинно видав.
Тому до оформлення потрібно уточнити в іноземного одержувача:
-
Чи приймає він нотаріальну копію.
-
Чи потрібен апостиль на нотаріальній копії.
-
Чи потрібно перекладати документ до або після апостилювання.
-
Чи має переклад виконуватися в Україні або в країні подання.
-
Чи потрібна окрема довідка від державного органу.
Нормативно-правові акти та правові роз’яснення
Апостиль не проставляється на оригінали й копії нормативно-правових актів, роз’яснення та правові висновки щодо їх застосування.
До цієї категорії належать, наприклад, тексти законів, постанов, наказів, офіційних роз’яснень законодавства та правових висновків.
Сам по собі опублікований текст закону не є індивідуальним офіційним документом, підпис на якому потрібно підтверджувати апостилем.
Якщо іноземному суду, адвокату або іншій організації необхідно надати зміст українського нормативного акта, зазвичай готується офіційний переклад. В окремих ситуаціях може знадобитися офіційно видана довідка, витяг, нотаріальне засвідчення копії вебсторінки або інший передбачений спосіб підтвердження.
Формат необхідно погодити з одержувачем.
Документи, що мають характер листування
Апостиль не проставляється на документи, які мають характер звичайного листування.
Це можуть бути листи, електронні повідомлення, відповіді між приватними особами й організаціями, супровідні листи, неофіційні повідомлення та інші тексти, які самі по собі не є офіційними публічними документами.
Однак зміст листа іноді можна оформити в іншій формі. Наприклад, підпис автора можна засвідчити нотаріально, після чого апостиль проставляється на нотаріальне засвідчення підпису.
Така схема підходить не завжди. Іноземна організація має заздалегідь підтвердити, що прийме нотаріально оформлену заяву замість звичайного листа.
Документи українських посольств і консульств
Стандартні правила апостилювання не поширюються на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред’являються в державах їх акредитації.
Наприклад, документ, оформлений українським консульством у певній країні та призначений для використання в цій самій країні, розглядається за спеціальними правилами.
У таких ситуаціях необхідно уточнювати вимоги в самого консульства або в організації, куди подаватиметься документ.
Документи, пов’язані з комерційними та митними операціями
Правила апостилювання не поширюються на офіційні документи, які безпосередньо стосуються комерційних або митних операцій.
До цієї категорії можуть належати окремі митні документи, комерційні рахунки та документи, що безпосередньо супроводжують імпорт або експорт товарів.
Водночас це виключення не можна застосовувати надто широко. Реєстраційні документи компанії, судові рішення, нотаріальні довіреності або витяги з державних реєстрів можуть залишатися офіційними документами, що підлягають апостилюванню, навіть якщо використовуються у бізнесі.
Визначальне значення має не те, що документ належить компанії, а його юридична природа та безпосередній зв’язок із конкретною комерційною або митною операцією.
Іноземні документи
Україна не проставляє апостиль на документи, видані органами іншої держави.
Апостиль проставляється компетентним органом країни походження документа. Наприклад, польський документ апостилюється в Польщі, німецький — у Німеччині, італійський — в Італії.
Після отримання іноземного апостиля документ можна перекласти українською або іншою необхідною мовою.
Якщо країна походження не бере участі в Гаазькій конвенції або Конвенція не застосовується у відносинах із державою подання, замість апостиля може знадобитися консульська легалізація.
Документи, видані за часів СРСР
Оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік СРСР, в Україні зазвичай не приймаються для проставлення апостиля.
Із цього правила передбачено виняток для документів про освіту та вчені звання, виданих в Українській РСР. Можливість їх апостилювання залежить від підтвердження факту видачі, відповідності документа встановленій формі та наявності необхідних відомостей.
Якщо йдеться про старе свідоцтво про народження, шлюб, розірвання шлюбу або інший документ ДРАЦС, найнадійнішим рішенням зазвичай є отримання повторного українського свідоцтва сучасного зразка. Після цього на новий документ можна поставити апостиль.
На нотаріально засвідчену в Україні копію радянського документа також може бути проставлено апостиль. У цьому разі підтверджується нотаріальна копія, а не оригінал, виданий установою СРСР.
Перед вибором такого варіанта потрібно перевірити, чи прийме його іноземна установа.
Звичайні копії, фотографії та скани документів
Апостиль не можна поставити на звичайну ксерокопію, фотографію документа, скриншот або роздрукований скан.
Проста копія не є самостійним офіційним документом, оскільки на ній немає підтвердженого підпису уповноваженої особи.
Можливі рішення:
-
надати оригінал;
-
отримати повторний офіційний документ;
-
нотаріально засвідчити копію;
-
отримати офіційний електронний документ із кваліфікованим електронним підписом;
-
замовити офіційну довідку або витяг із реєстру.
Потрібно відрізняти офіційний електронний документ від звичайного PDF-файлу. Самостійно відсканований документ не стає офіційним електронним документом.
Приватні документи без офіційного засвідчення
На звичайний договір між приватними особами, резюме, заяву, рекомендаційний лист, комерційну пропозицію або інший приватний документ апостиль безпосередньо не проставляється, якщо документ не має статусу офіційного.
Але підпис на приватному документі можна нотаріально засвідчити, якщо це допускається законодавством. Після цього апостиль проставляється на посвідчувальний напис нотаріуса.
Таким способом іноді оформлюються:
-
заяви про сімейний стан;
-
згоди батьків;
-
заяви про місце проживання;
-
приватні довіреності;
-
підтвердження певних обставин;
-
підписи на корпоративних документах.
Апостиль у такій ситуації не підтверджує зміст заяви. Він підтверджує справжність підпису та повноваження нотаріуса, який вчинив нотаріальну дію.
На які документи можуть відмовити поставити апостиль
Крім документів, прямо виключених із процедури, існують документи, які загалом можна апостилювати, але не в їх поточному стані.
Пошкоджені документи
У проставленні апостиля можуть відмовити, якщо текст неможливо прочитати через пошкодження документа.
Проблемою можуть стати:
-
розриви та втрачені фрагменти;
-
вицвілий текст;
-
стерті реквізити;
-
плями, що закривають підпис або печатку;
-
пошкоджені сторінки;
-
нечитабельний QR-код, якщо він є обов’язковим реквізитом;
-
сліди самостійного відновлення документа.
У такому разі зазвичай потрібно отримати повторний документ або дублікат.
Документи з виправленнями та дописками
Апостиль не проставлять, якщо документ містить незасвідчені виправлення, підчищення або дописки.
Якщо помилку було виправлено офіційно, виправлення має бути оформлене у встановленому порядку. Самостійно змінювати ім’я, дату, номер або інші відомості не можна.
Документи, заповнені олівцем
Документ, написаний або підписаний олівцем, не приймається для апостилювання.
Проблема також виникає, якщо документ отримано засобами факсимільного зв’язку й він не містить належного оригінального або електронного підпису.
Документи з непідтвердженим підписом або печаткою
Компетентний орган має перевірити підпис особи, яка підписала документ, її повноваження, а також печатку або штамп.
Якщо зразок підпису чи печатки відсутній або його неможливо отримати, процедура може бути призупинена чи завершитися відмовою.
Відмова також можлива, якщо підпис або печатка не відповідають наявним зразкам чи мають надто нечітке зображення.
Документи неправильної форми
Документ має відповідати формі та вимогам, які діяли на дату його видачі.
Відмова можлива, якщо:
-
відсутні обов’язкові реквізити;
-
документ виданий неуповноваженою організацією;
-
порушено порядок його оформлення;
-
відсутній необхідний підпис;
-
форма документа не відповідає встановленому зразку;
-
неможливо підтвердити факт видачі документа.
Особливо важлива перевірка документів про освіту. Відомості в дипломі, атестаті або додатку мають відповідати даним освітніх реєстрів чи підтверджуватися закладом освіти або архівом.
Документи з ознаками підроблення
Якщо документ викликає підозру в підробленні, апостиль не проставляється.
Матеріали можуть бути передані для додаткової перевірки. Використання підробленого документа може мати юридичні наслідки.
Документи, подані не до того органу
В Україні апостиль проставляють різні компетентні органи. Документи про освіту, нотаріальні документи, довідки МВС і податкові документи належать до різних відомств.
Якщо документ подано до органу, який не має повноважень його апостилювати, заявник отримає відмову або документи повернуть без розгляду.
Такий результат не означає, що документ узагалі не можна апостилювати. Його потрібно подати до належного відомства.
Чи можна поставити апостиль на заламінований документ
Прямої загальної заборони на ламінування всіх документів в Україні немає. Однак ламінування часто створює практичні перешкоди для нотаріального засвідчення та проставлення апостиля.
Під плівкою неможливо повноцінно перевірити стан паперу, наявність виправлень, особливості друку та інші реквізити. Крім того, на заламінований документ неможливо надійно поставити штамп або підшити до нього окремий аркуш апостиля.
Якщо свідоцтво про народження, шлюб або розірвання шлюбу було заламіновано, часто рекомендується отримати повторне свідоцтво. Після цього на новий документ можна поставити апостиль.
Не потрібно самостійно знімати ламінування: це може пошкодити папір і зробити документ непридатним.
Якщо документ не підлягає апостилюванню: що робити
Рішення залежить від причини.
Якщо апостиль не можна поставити на оригінал паспорта, трудової книжки чи технічного паспорта, можна розглянути нотаріальну копію.
Якщо документ пошкоджений, заламінований або оформлений із порушеннями, краще отримати новий примірник чи дублікат.
Якщо документ виданий іноземною державою, звертатися потрібно до компетентного органу країни походження.
Якщо документ виданий за часів СРСР, може знадобитися отримання сучасного повторного документа в Україні.
Якщо йдеться про приватний лист або заяву, можна оформити нотаріальне засвідчення підпису.
Якщо країна подання не визнає апостиль, знадобиться консульська легалізація.
Якщо між Україною та країною призначення діє договір про скасування легалізації, додаткове засвідчення може взагалі не знадобитися.
Як заздалегідь перевірити документ
До подання на апостиль рекомендується надати фахівцю якісний скан усіх сторінок і повідомити:
-
Повну назву документа.
-
Орган і дату його видачі.
-
Країну призначення.
-
Назву приймаючої організації.
-
Мету подання.
-
Чи потрібен переклад.
-
Чи перебуває оригінал в Україні.
-
Чи є пошкодження, ламінування або виправлення.
Це дозволить визначити, чи підходить оригінал, чи потрібно отримувати новий документ і в якій послідовності виконувати апостилювання та переклад.
Допомога з підготовкою документів
Бюро перекладів «Світанок» допомагає перевірити документи перед апостилюванням, визначити компетентний орган, підготувати нотаріальні копії та виконати професійний переклад.
Якщо поставити апостиль на наявний документ неможливо, фахівці підкажуть можливий варіант: отримання повторного документа, нотаріальне засвідчення копії, оформлення офіційної довідки або застосування іншої процедури легалізації.
Попередня перевірка особливо важлива, якщо документ старий, пошкоджений, заламінований, виданий за межами України або потрібен для термінового подання до іноземної установи.
Поширені запитання
Чи можна поставити апостиль на паспорт?
На оригінал паспорта апостиль не проставляється. У деяких випадках можна апостилювати нотаріально засвідчену копію, якщо її приймає іноземна організація.
Чи можна поставити апостиль на трудову книжку?
На оригінал трудової книжки апостиль не проставляється. Можна розглянути нотаріальну копію, архівну довідку або інший офіційний документ, що підтверджує стаж.
Чи можна поставити апостиль на скан документа?
Ні. Звичайний скан або PDF не є офіційним документом. Потрібен оригінал, нотаріальна копія або офіційний електронний документ.
Чи ставиться апостиль на радянське свідоцтво про народження?
Оригінали документів, виданих установами колишнього СРСР, зазвичай не апостилюються в Україні. Рекомендується отримати повторне українське свідоцтво сучасного зразка.
Чи можна апостилювати приватну заяву?
Безпосередньо на звичайну приватну заяву апостиль не проставляється. Спочатку підпис заявника можна засвідчити нотаріально, після чого апостиль проставляється на нотаріальне засвідчення.
Чи поставлять апостиль на пошкоджений документ?
Якщо текст, підпис, печатку або інші обов’язкові реквізити неможливо перевірити, в апостилюванні відмовлять. Зазвичай знадобиться новий документ.
Чи можна поставити апостиль на нотаріальну копію?
Так, якщо нотаріус має право засвідчити копію такого документа. Апостиль при цьому підтверджує підпис і повноваження нотаріуса.
Що робити, якщо в апостилі відмовили?
Потрібно отримати письмове повідомлення із зазначенням причини відмови. Після цього можна замінити документ, усунути недоліки, отримати архівне підтвердження або звернутися до належного компетентного органу.
Висновок
Апостиль не можна поставити на оригінали паспортів, військових квитків, трудових книжок, дозволів на носіння зброї, технічних паспортів та інших посвідчень особи або спеціального статусу. Також апостилюванню не підлягають нормативно-правові акти, правові роз’яснення, документи листування й окремі документи, безпосередньо пов’язані з комерційними чи митними операціями.
Іноземні документи апостилюються в країні їх видачі, а для багатьох документів часів СРСР потрібно отримати новий український примірник.
Водночас неможливість поставити апостиль на оригінал не завжди означає, що документ узагалі не можна підготувати для використання за кордоном. Рішенням може стати нотаріальна копія, офіційна довідка, повторний документ, нотаріальне засвідчення підпису або консульська легалізація.
Перед оформленням важливо перевірити вимоги конкретної країни та приймаючої організації. Це дозволить обрати правильну процедуру й уникнути відмови.
